Пошаговые рекомендации по созданию кросс-функциональных команд

Кросс-функциональные команды — это тренд, которые завоевывает все больше места под солнцем последние несколько лет. Они уже являются абсолютной нормой для IT-индустрии и других областей бизнеса, но сама идея не так уж нова. Впервые кросс-функциональные команды заявили о себе в далеких 1950-ых годах, когда руководство компании Northwestern Mutual собрало разрозненную команду из финансистов, инвесторов, экономистов, технологов и консультантов для изучения перспектив рынка персональных компьютеров. С тех пор идея кросс-функциональных команд получила широкое распространение даже в компаниях с жесткой иерархической структурой.

Сегодня мы попробуем разобраться в том, когда нужна кросс-функциональная команда, какие преимущества она дает и какие проблемы вызывает и, главное, как ее создать. Приступим!

Что такое кросс-функциональная команда

Прежде всего, давайте кратко разберемся с тем, что представляет из себя кросс-функциональная команда. Большинство российских компаний и сегодня сохраняют строгую иерархическую структуру: есть отдел продаж, финансовый отдел и т. д. Специалисты в каждом из них объединены одной общей задачей, а над ними стоит руководитель отдела. Руководители встречаются друг с другом на совещаниях и планерках, где отчитываются перед вышестоящими руководителями.

Кросс-функциональная команда — это команда, находящаяся далеко за пределами подобной структуры. В ней собраны сотрудники из разных функциональных подразделений для решения конкретной задачи. Такой задачей может служить разработка нового продукта/услуги, стратегии, решение возникшей проблемы, сложный анализ рынка/перспектив развития/проекта и так далее.

Чтобы создать кросс-функциональную команду, мы частично или временно снимаем с сотрудников выполняемые ими обязанности и формируем группу, объединенную исключительно новой задачей. Соответственно, работа команды ограничена по времени и результативность измеряется выполнением поставленной задачи.

Нужны ли кросс-функциональные команды вашей компании? Конечно, особенно если в вашей организации существует строгая иерархическая структура.

Преимущества кросс-функциональных команд

Благодаря тому, что кросс-функциональная команда собирается для решения конкретной задачи, у нее есть ряд уникальных преимуществ:

а) Связь между функциями

Кросс-функциональная команда — это гимн связи между функциями. Представьте, что компания разрабатывает новый продукт. Обычно этим будет заниматься один отдел, а после готовый проект будет кочевать от функции к функции, претерпевая критику и изменения. «Это нельзя продать!», — воскликнут маркетологи, — «Срочно переделайте упаковку и добавьте опций!». «Опции нельзя добавить!», — ответят в технологическом отделе. Кросс-функциональная команда позволяет избавиться от проблемы согласований. Технолог, маркетолог, дизайнер, менеджер по продажам, аналитик и финансовый специалист объединены одной задачей и все подобные вопросы могут решать непосредственно в ходе работы.

б) Нет иерархий

Исходя из предыдущего пункта, в кросс-функциональной команде не существует проблемы согласований: весь бюрократический процесс ограничен работой с руководителем группы. Участники не ждут ответа от другого отдела, ведь его представитель уже является частью группы. Результат своей деятельности они утверждают только с руководителем команды, который будет защищать его перед вышестоящим руководством по завершении проекта. Неудивительно, что кросс-функциональные команды достигают результатов в разы быстрее, чем стандартные функциональные структуры.

в) Новый взгляд

Еще одно ключевое преимущество, которым обладает кросс-функциональная команда — нестандартный подход к проблеме. Каждый из участников ранее отвечал за свою функцию и, объединенный в команду, он будет вынужден согласовывать свои взгляды на проблему с аналогичными взглядами своих коллег. За пределами кросс-функциональных команд невозможно встретить такого плюрализма мнений, подходов и бэкграундов, которые объединялись бы в одну рабочую единицу, чтобы решить одну конкретную проблему. Именно по этой причине кросс-функциональные команды столь успешны в анализе сложных проблем, разработке новых продуктов и других задачах, требующих нестандартных подходов и учета множества факторов.

Недостатки кросс-функциональных команд

Но все перечисленные преимущества не означают, что у кросс-функциональных команд нет недостатков. Мы перечислим три наиболее распространенных:

а) Конкурс лояльности

Как мы уже отмечали, кросс-функциональные команды состоят из сотрудников разных функций. На время существования кросс-функционального проекта они объединяются в одну команду, оставляя за собой либо обычное рабочее место, либо продолжая выполнять часть своих стандартных обязанностей параллельно с новым проектом. Это часто приводит к конфликту лояльности: люди склонны рассматривать работу в кросс-функциональной команде как досадное дополнение к своим основным обязанностям и уделяют ей куда меньше сил и внимания, чем следовало бы.

б) Давление

В компаниях, использующих строгую иерархию и создающих кросс-функциональные группы для решения конкретных задач, подобные команды являются временными. Руководство ждет от группы эффективности, оригинальности и результатов. И все это нужно успеть в довольно сжатые сроки. Прибавим к этому то, что участники зачастую переживают резкую смену круга общения и увеличение рабочей нагрузки, и ситуация начинает походить на офисный хоррор. Работа с каждым из этих факторов, развитие группового взаимодействия и психологическая поддержка — факторы, без которых не построишь здоровую кросс-функциональную команду.

в) Пятилетку за три года: показатели

Традиционно от кросс-функциональных команд ожидают очень высоких показателей. Зачастую не только в решении поставленной задачи, но и в последующей трансляции своего опыта другим сотрудникам компании. Важно помнить, что кросс-функциональная команда — это не Мстители, черепашки-ниндзя или автоботы. Давление вряд ли значительно улучшит результат, но вполне может стать причиной профессионального выгорания.

Создаем кросс-функциональную команду с нуля

Мы подошли к главному вопросу: как создать кросс-функциональную команду в своей компании. Далее мы приведем общий алгоритм, учитывающий все ключевые моменты в этом процессе:

а) Формулируем задачу

Перед тем как собирать команду, необходимо ответить на вопрос: зачем? Какую задачу она призвана решить? Не жалейте времени на формулирование запроса, ведь от него зависит то, какой окажется команда.

б) Выявляем нужные функции

Задача сформулирована и теперь мы можем подумать о том, какие функции потребуются для ее решения. Не имеет смысл набивать сотрудников в кросс-функциональную команду как в Ноев ковчег. Каждый участник должен взять на себя конкретную компетенцию, необходимую для решении проблемы. Понадобится ли вам экспертиза отдела продаж? А бухгалтерии?

в) Ищем лидера

Кросс-функциональная команда не будет работать без лидера. На эту роль необходимо найти руководителя, пользующегося уважением в компании, так как ему понадобится сплотить разношерстный коллектив в единое целое, пользуясь своими коммуникативными навыками и влиянием. Главная задача лидера — сформировать команду, которая будет действительно работать сообща.

г) Ищем участников

Аналогично предыдущему пункту, определяем, кто войдет в состав команды. Нам необходимы сотрудники с высоким уровнем мотивации, хорошими навыками коммуникации и высоким уровнем экспертности. Каждый из них будет отвечать за область, определенную в пункте б).

д) Определяем полномочия и отчетность

Теперь нам необходимо официально зафиксировать полномочия команды, чтобы избежать недопониманий и бюрократической волокиты с другими функциями. Лучшим решением будет представить команду публично всем сотрудникам компании, чтобы каждый знал, чем эти люди занимаются и почему это важно. На этом же этапе мы определяем и критерии оценки деятельности. Чаще всего, они мало чем отличаются от классических проектных KPI: вы определяете сроки, критерии оценки, промежуточные результаты и так далее.

е) Поддерживаем и коммуницируем

Теперь кросс-функциональная команда приступает к работе. Но это вовсе не значит, что мы можем забыть о ней до наступления дедлайна. На протяжении всего времени ее существования необходимо оказывать участникам поддержку: как моральную, так и ресурсную. Держите руку на пульсе, чтобы избежать возникновения хронических проблем, которые могут поставить под угрозу весь проект.

Подводим итоги

Создание кросс-функциональной команды — процесс довольно очевидный на бумаге, но сложный в исполнении на практике. Один из ключевых факторов ее успеха — правильный лидер, который сможет сплотить вокруг себя сотрудников совершенно различных функций. На его плечи ляжет и внутренняя коммуникация, и разрешение любых конфликтов, и поддержание конструктивной атмосферы. «Где найти такого лидера?» — спросите вы. Ответ будет довольно простым: на программе «Кросс-функциональное взаимодействие» мы обучаем руководителей навыкам медиации, работе на стыке функций и контролю негативных психологических эффектов (например, группового фаворитизма). Узнать о программе больше можно здесь.