Сотрудничество: проблемные точки

Мы продолжаем разговор о семи элементах стратегии сотрудничества.
Сегодня речь пойдет про пятый элемент — поиск проблемных точек (потенциальных и уже существующих).

Поиск проблемных точек

Многие из вас могут примерить на себя следующую ситуацию — бэк-офис запустил проект по улучшению работы сервера. Им важно быстро получать обратную связь. Конечно, они ожидают, что коллеги примут активное участие в тестирование изменений.

Сотрудники из других подразделений считают, что это сделает кто-то еще. А конкретно у них куча своих задач и нет времени на это. Здесь мы наблюдаем скрытый конфликт, когда каждый стоит на своем и у всех своя правда.

Рассмотрим другой пример — производство заказывает комплектующие конкретного поставщика и не приемлет других. Закупка же считает, что он не проходит по требованиями. Есть поставщики лучше, дешевле и надежнее.
В этой ситуации конфликт выражен уже более ярко.

Бывает, что у подразделений просто разные ожидания друг от друга. К примеру, сотрудники ждут, что расширяющийся отдел маркетинга будет выступать в качестве внутреннего поставщика услуг, станет выделять конкретных людей для удовлетворения маркетинговых потребностей своего бизнес-подразделения.

Маркетинговая же команда считает себя равными, обладающими полномочиями определять собственное портфолио, процессы и приоритеты. Зачастую сотрудники не понимают, в какой роли выступает другое подразделение. Это широкое поле для напряжения и конфликтов.

Сотрудники Института Тренинга измерили кросс-функциональную интеграцию в одной производственной компании. Запрос был следующий: с чего начать разговор с работниками. Было неясно, видят ли сотрудники проблемы в кросс-функциональном взаимодействии.

Коммерческий отдел оценивает кросс-функциональную интеграцию весьма позитивно. Другие два подразделения сильно не согласны с такими выводами.

Рассмотрим помогающие и мешающие факторы кросс-функциональной интеграции по отделам.

В зеленой зоне находятся позитивно влияющие на кросс-функциональную интеграцию факторы, в красной, соответственно, негативно влияющие.

Коммерческий отдел считает, что все хорошо обмениваются информацией, неформальное сотрудничество налажено на высоком уровне. Но в компании в избытке формализма, работникам других подразделений не хватает навыков. При этом производство считает, что конкретно их сотрудничество весьма результативно.

Производство высоко оценило помогающие процессы — формальные процессы обмена документами, совещания и т.д. Однако низкий уровень доверия, непонимание общие цели, отсутствие обмена информацией нивелируют чуть ли не единственный положительный показатель.

Высок уровень конфликтов и индивидуализма, есть проблемы координации. Производство не видит результаты сотрудничества, их ничего не вдохновляет.

В итоге у этих двух подразделений абсолютно разное видение и понимание ситуации по взаимодействию. И это та точка, где можно начать обсуждать, что же происходит с сотрудничеством между отделами.

Виды проблемных точек и варианты решения

Разные исследователи выделяют несколько видов проблемных точек. Рассмотрим каждую из них подробнее и предложим варианты решения.

1. Несогласованные цели
Вы наверняка пытались привлечь к задаче/проекту специалистов другого подразделения и слышали в ответ — «у нас сейчас другие приоритеты». Если выполнение этой задачи напрямую влияет на доходность, на KPI, на привлечение новых клиентов или каким-то другим позитивным образом воздействует на всю компанию, то это порождает раздражение, конфликты и обиды. Скорее всего в этом случае нет согласованности в целях. Или еще хуже — ваш или другой отдел вообще не знает о целях компании/подразделения.

Конечно, проще сосредоточиться на своих задачах — для вас они наиболее важны и понятны. Но это может затмевать более крупные цели компании.
Нужно постоянно возвращаться к идее не командных, а общекорпоративных достижений. Это лучший способ согласовывать свои цели, стратегии, ответственность, роли и т.д.

Она позволяет видеть общую картину сочетания целей друг с другом. Выбирая задачи, которые сотрудник будет делать в течении дня, он может увидеть, как расставить свои приоритеты. К примеру, он сможет помочь другому отделу выполнить их цели. Это послужит на общую пользу компании.

Вы можете создать свой проект по структуре «Пирамиды ясности» и поделиться им с сотрудниками для наглядности общей цели.

2. Порог общения
Межфункциональное сотрудничество часто требует, чтобы люди работали с теми, кого они могут не очень хорошо знать. Возникают резонный вопрос: «а они вообще профессионалы?».

Когда люди дружат, они могут выслушать и принять отличную от своей точку зрения. Но если собираются незнакомые сотрудники, то при обсуждении рабочих вопросов скорее всего будет возникать напряжение и недоверие.

Стоит создавать пространство, где люди могут хотя бы познакомится перед тем, как решать общие задачи.

3. Другая культура.
Вы не понимаете роли, обязанности или жаргон ваших коллег.

Осознание такого барьера — это первый шаг к его разрушению. Каждому сотруднику важно понимать, кто и чем занимается. Нужно рассказывать, показывать, демонстрировать над чем вы работаете и где люди могут про это узнать.

4. Вы не знаете о проектах и инициативах других
Иногда совершенно случайно выясняется, что другая команда работает над тем же проектом, что и вы. Причина этому — отсутствие открытого общения между подразделениями.

5. Взяться за другой проект кажется слишком трудно
Время — крайне дефицитный ресурс. Часто подразделения заинтересованы в новых проектах, но откладывают их на неделю, месяц, квартал. А порой и навсегда. Кажется, что помощь другим — это что-то очень трудоемкое и пугающее. Поэтому не хочется ее ни оказывать, ни просить.

6. Нежелание применять новые методы работы
Изменения — это очень сложно. Люди часто сопротивляются им. Этот барьер сложнее всего преодолеть, но без изменений невозможно развитие.

К сожалению или к счастью, сложности при взаимодействии будут возникать всегда. Но их можно и нужно оборачивать в свою пользу, используя проблемные точки как возможности для развития.

Наладить взаимодействие между отделами мы помогаем на тренинге «Кросс-функциональное взаимодействие», а превратить коллектив в единую команду вы сможете на тренинге «Эффективная работа в команде», интеллектуальном тимбилдинге или с помощью бизнес-симуляции «Лидер рынка»!

Все программы Института Тренинга по развитию деловой коммуникации и переговорам вы найдете в разделе «Тренинги по коммуникациям и переговорам».