Как проанализировать эффективность кросс-функционального взаимодействия подразделений?

Бизнес и литература связаны теснейшим образом. Помните басню: «Однажды лебедь, рак и щука…»? Если при упоминании этой строки вам в голову приходят подразделения вашей компании, то мы:

1. правы в пункте о связи бизнеса и литературы;
2. советуем вам задуматься о кросс-функциональном взаимодействии в вашем бизнесе.

Сегодня мы поговорим о том, почему между функциями «искрит», коротко пройдемся по основам кросс-функционального взаимодействия и выясним, как оценить его эффективность!

Эффективное кросс-функциональное взаимодействие

Недопонимание между отделами и функциями, конфликты за зоны ответственности, напряженная коммуникация — все это симптомы того, что в компании существуют проблемы с кросс-функциональным взаимодействием. На производстве считают, что отдел маркетинга протирает офисные стулья вместо того, чтобы продвигать продукт. В бухгалтерии считают, что документы постоянно присылают в неадекватном виде и в последний момент. А в отделе маркетинга уверены, что продать результаты производства — великое достижение, равное тому, чтобы убедить руководство в необходимости новой рекламной кампании. Скорее всего, эта ситуация возникла из-за того, что отделы говорят на разных языках. Ситуация мнимого соперничества, конфликты с поиском виноватого, непонимание важности работы соседей и неумение объяснить свои потребности на понятном соседям языке — то, от чего позволяет избавиться эффективное кросс-функциональное взаимодействие.

Как оценить кросс-функциональное взаимодействие?

Приведенные примеры кажутся очевидными, но как оценить уровень кросс-функционального взаимодействия в компании более тонко и точно? Что если сотрудники не вступают в открытые конфликты? Ведь ощущение того, что между функциями «искрит» — субъективно, а нам необходимы точные результаты. Для оценки кросс-функционального взаимодействия в компании существует множество инструментов. Они, в первую очередь, предполагают индивидуальную работу с сотрудниками, которая позволит вам нарисовать конкретную картину взаимодействия между отделами.

Индивидуальные опросы сотрудников позволят выяснить ключевые факторы, определяющие состояние кросс-функционального взаимодействия в компании. Правильно составленный опросник должен выявлять несколько краеугольных камней:

• наличие конфликтующих убеждений и стереотипов;
• степень осведомленности сотрудника о принципах работы других функций;
• уровень коммуникации между функциями;
• наличие негативных установок по отношению к другим отделам.

Мы применяем наш авторский опросник МИКФИ — основанный на модели измерения кросс-функциональной интеграции. Сотрудники отвечают на 50 вопросов, это занимает не более 15 минут. По результатам опроса станет понятно, какие подразделения требуют внимания в первую очередь, какие именно факторы взаимодействия плохо работают. Станет ясно, что работает хорошо, на что можно опираться в дальнейшей работе.

Проведя опрос, вы сможете получить достаточно информации для анализа. Тем не менее, не стоит ограничиваться лишь одним инструментом. Чтобы картина была наиболее полной, необходимо также проанализировать взаимодействия на структурном уровне. Предположим, в вашей компании существует стандартный линейный процесс: коммерческий отдел выигрывает тендер, производство начинает работать, пока оформляются документы в бухгалтерии и так далее. Есть ли в вашем линейном процессе места на стыке функций, которые неизменно приводят к конфликтам или существенному замедлению процесса? Например, документы после передачи от коммерческого отдела в бухгалтерию можно было бы оформить за 1 день, но их каждый раз оформляют в течение 2-3 дней? Подобные места требуют пристального внимания, ведь их причиной может быть банальное неумение отделов договориться друг с другом или перебрасывание задачи на «соседа».

Налаживаем кросс-функциональное взаимодействие

После того, как исследование проведено, а основные очаги проблем с кросс-функциональным взаимодействием определены, пришло время повышать его эффективность и избавляться от повторения ошибок в будущем. Существует множество способов, позволяющих радикально улучшить ситуацию в компании, мы отметим лишь самые главные из них:

• обучение сотрудников;
• повышение информированности функций друг о друге;
• создание кросс-функциональных команд;
• выработка общего языка компании;
• индивидуальная работа с сотрудниками;
• создание установок о работе над общим делом.

Комплексное применение этих мер позволит вам добиться значительных изменений. Их цель — создать общее пространство внутри компании, в котором сотрудники разных функций начнут хорошо понимать деятельность друг друга, вникнут в общие проблемы, избавятся от предрассудков и негативных установок. Вершина и самая главная цель таких изменений заключается в том, чтобы каждый сотрудник твердо усвоил ключевую установку: все функции работают над общим делом и все они одинаково важны для его успеха. Команды, которые разделяют эту идею, быстро переходят от ситуации взаимного ослабления к взаимному усилению.

Подводим итоги

Проблемы кросс-функционального взаимодействия имеют глубокие социальные и психологические корни. Сама природа человека как бы подталкивает его к тому, чтобы разграничивать группы, находить соперников и защищать «своих» в конфликтных ситуациях. Но это — повод для радости, а не для расстройства. Ведь когда понимаешь суть проблемы, то можешь легко приступить к ее решению. На тренинге «Кросс-функциональное взаимодействие» мы учим руководителей нейтрализовывать механизмы группового фаворитизма, разрешать конфликтные ситуации, формировать глубоко информированную рабочую среду и выступать медиаторами в ходе кросс-функционального взаимодействия. Такой уровень подготовки позволит не только нейтрализовывать существующие конфликты и трансформировать рабочую среду, но и избавиться от знаменитой ситуации безразличия: «сам работаю и другим не мешаю». А о тренинге всегда можно узнать больше здесь.