Сейчас все больше компаний имеют в штате удаленных сотрудников. Многие из них никогда не встречались с руководителями лицом к лицу.
В дистанционной работе есть ряд преимуществ. Но есть и вызовы, на которые приходится руководителю отвечать:
- Как добится того, чтобы люди не чувствовали себя в изоляции
- Как создать общее информационное поле
- Как быстро решать проблемы
Решение — правильно организовать дистанционные совещания.
Эффективность совещаний
Совещание — это вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в определенном месте в условленное время для передачи и получения указаний и инструкций, обмена информацией, поиска решений.
Эффективность совещания оценивается высоко, если:
- все планируемые результаты достигнуты;
- каждая минута вложена с пользой (ни одна минута не потеряна).
Данный показатель эксперты Института Тренинга назвали ROT (return on time) — возврат на время.
Это отношение результата, который удалось достичь по итогам совещания, к ресурсам, которые затрачены. В первую очередь это время. В некоторых компаниях могут также учитывать стоимость рабочего времени участников.
Когда результаты превосходят затраченные ресурсы, тогда мы можем сказать, что совещание было эффективным.
На программах эксперты Института Тренинга проводили собственный опрос участников, на основе которого сделали выводы:
- на совещаниях руководители в среднем проводят 30% рабочего времени = примерно 591 час в год (на 2022 г.)
- средняя эффективность совещаний — 60% = 237 потерянных часов в год
Это более месяца потерянного времени руководителя при 8-часовом рабочем дне.
Виды и цели совещаний
В зависимости от цели выделяется три типа совещаний.
1. Инструктивное совещание
Цель: передача указаний, инструкций.
Ведущий совещания озвучивает принятые решения. Участники только фиксируют информацию и могут уточнить, если что-то не поняли. Обсуждения не происходит. Информация, как правило, поступает сверху вниз.
2. Оперативное совещание
Цель: обмен информацией, принятие решений без обсуждения.
В этом случае важно создать общее информационное поле. Например, участники рассказывают о выполненных и запланированных задачах. В основном информация идет снизу вверх — от сотрудников к руководителю. Участники также делятся новостями друг с другом.
3. Проблемное совещание
Цель: поиск наилучшего решения в кратчайшие сроки.
Здесь информация может курсировать между всеми участниками совещания, каждый вносит свой вклад.
Особенности видов совещаний
Рассмотрим подробнее различия между оперативным и проблемным совещаниями, поскольку с инструктивным все более очевидно.
Причиной снижения эффективности совещаний часто является непреднамеренное смешение их видов.
К примеру, собрались сотрудники на оперативное совещание, чтобы поделиться статусом задач. Между двумя участниками есть сложности, и ведущий предлагает заодно решить и этот вопрос. Так мы незаметно погружаемся в проблемное совещание.
Но люди пришли неподготовленными к этому, у них часто нет данных. Иногда вопрос касается не всех или наоборот — кого-то не хватает. Отсюда происходит потеря эффективности и времени.
Самый сложный вид обсуждений — проблемное совещание. Изначально нужно задать структуру и уточнить, какой вопрос «лежит на столе».
Принципиально важно, чтобы все понимали, что именно мы сейчас обсуждаем. Ведущему совещания необходимо заранее готовиться и прописывать вопросы.
На проблемном совещании можно поднимать разные темы:
- Факт
Например, вы уточняете у участников:
«Какие технические проблемы возникали у вас во время виртуальных совещаний?»
«О каких проблемах в коммуникации говорят члены ваших удаленных команд?»
- Варианты
«Какую платформу будем использовать для One on One?»
«Какие варианты вопросов вы используете для начала встречи One on One?»
- Мнения
«Предлагаем правило — камера включена всегда. Что вы об это думаете?»
Очень важно верно определить, что мы обсуждаем. Ведущий должен отслеживать, о чем сейчас идет дискуссия. Его обязанность вернуть обсуждение, если оно ушло в сторону.
Как выстраивать обсуждение
Существует два вида обсуждения — свободное и структурированное.
При свободном обсуждении ведущий подвешивает вопрос, участники высказываются в добровольном порядке.
Плюсы этого подхода:
- Идеи рождают идеи: следующий высказывающийся может развивать мысль, которая звучала до него.
- Свобода выбора: никто ничем не ограничен, может высказать любое свое мнение
Минусы:
- Большая и непрогнозируемая длительность
- Неравномерное участие. Чей-то голос может быть не услышан вовсе.
- Активные и энергичные участники занимают большую часть «эфира»
Ведущий в этом варианте действует по принципу:
- Задать вопрос
- Предложить высказаться
При структурированном обсуждении участники высказываются в заданном порядке.
Плюсы:
- Участвуют все, у каждого есть возможность высказаться согласно регламенту
- Экономия времени и энергии за счет порядка
Минусы:
- Меньше возможностей развивать мысль другого участника
- Меньше свободы, более жесткая структура
Ведущий в этом варианте действует по принципу:
- Задать вопрос
- Предложить подумать и сформулировать
- Предложить высказаться
- Передавать слово от участника к участнику
При структурированном обсуждении время «на подумать» очень важно, поскольку:
- Невозможно одновременно думать и говорить
- Подготовка позволяет «поразмыслить во всех отношениях»
- Обеспечивает осмысленное участие каждого
- Позволяет исключить «одну дорожку», когда развивается только одна идея
Мера ограничений в подходах может быть разной. Структурированное обсуждение не обязательно полностью «несвободно». Существуют меры управления от ведущего, которые определяют рамки совещания. Рассмотрим их в порядке от самых строгих до более лояльных.
Необходимо подбирать уровень ограничений в зависимости от запаса времени и сложности вопроса, который мы обсуждаем.
Инструменты в дистанционном совещании
Если у вас на повестке дня вопрос и несколько вариантов ответов, можно провести, например, «простое голосование»:
- Дайте голос каждому. Предложите сделать выбор
- С большой вероятность часть пунктов не будет выбрана. Поле для дальнейшей работы сузится
- Пронумеруйте варианты, если вы в виртуальном пространстве
- Просите всех дать ответ одновременно
Расширенный формат — голосование с лоббированием:
- Скажите участникам, что мы проголосуем за варианты
- Сначала у желающих будет возможность в течение 1 минуты озвучить аргументы за какой-либо вариант
- Предоставьте слово всем, кто хочет. Следите за временем
Иногда во время совещаний ведущий использует вопрос — «кто за?». В нем скрыта ловушка. Порой участникам не ясно, что такое «за», может ощущаться давление коллектива. Эксперты Института Тренинга предлагают не использовать этот вопрос.
Голосование «пять пальцев» — очень удобный инструмент в дистанционном формате.
- Покажите шкалу
- Поясните участникам каждое значение
- Попросите оценить, где они находятся по отношению к разрабатываемому решению
Когда все оценили свое отношение к решению, задайте тем, кто поставил 1-3 вопросы:
- Что именно привело вас к этому мнению/оценке?
- Что могло бы подвинуть вас к оценке «4»?
Ответы на эти вопросы дадут информацию о том, как решение может быть изменено, скорректировано или что надо предпринять, чтобы продвинуться к достижению соглашения.
Также для работы с дистанционными совещаниями эксперты Института Тренинга рекомендуют следующие сервисы:
- виртуальная доска Miro
- padlet
- jamboard
Для более глубокого изучения командной работы в дистанционном формате подойдут следующие книги:
- Secrets of the Remote Workforce; Teresa Douglas, Holly Gordon, Mike Webber
- CLICK: The Virtual Meetings Book; Michael Wilkinson
- Influencing Virtual Teams; Hassan Osman
Подробнее о сложностях дистанционных совещаний и инструментах их решения вы можете узнать на программах «Управление удаленными сотрудниками» и «Проведение совещаний»
