Система наставничества: инструменты и стратегии

Оглавление:

• Роли в системе наставничества»
• Этапы наставничества и оптимизация процесса
• Чек-лист наставника: первое  знакомство с наставляемым
• Квалификация наставника
• Ключевые тактики для успешного проведения второго этапа стажировки
• Набор подсказок на третий этап обучения в компании
• Финальная встреча с Наставляемым: важное подведение итогов
• Мотивация наставника

Роли в системе наставничества

Какие есть роли в целом в системе наставничества? Не должности, а именно зоны ответственности. Как правило, мы предлагаем компаниям – нашим клиентам  – ориентироваться на четыре роли, их может быть и больше. 

Первая роль – Наставляемый. Здесь речь о человеке, который является новичком в компании, готовится решать профессиональные задачи, приобретает новый опыт, развивает навыки и компетенции. Разделяют два варианта работы с новичками: выпускник вуза или колледжа, для которого наша компания – первое место работы, и сотрудник с опытом в другой организации. (О системе наставничества для работы с кадровым резервом поговорим в другой раз.) 

 Второй участник, вторая роль, – Наставник. Он должен обладать высокой квалификацией и быть способен передать суть, механизмы и инструменты работы. В разных компаниях их выбирают по-разному: иногда в виде конкурса, иногда в виде инициативы со стороны опытных сотрудников поделиться своими знаниями, навыками и так далее. По опыту, из наставников часто вырастают так называемые функциональные тренеры, тогда они хорошо дополняют работу отдела обучения.

Третья роль – это Руководитель. Его задача в данном случае – контролировать и наставника, и наставляемого, задавать им вектор. Именно руководитель должен быть заинтересован в том, чтобы новичок максимально быстро подготовился к самостоятельной работе.

Четвертый участник – Подразделение по работе с персоналом или отдел обучения. Его задачи: организация взаимодействия наставника, наставляемого и руководителя; методическая поддержка; контроль соответствия нормативным документам; решение сложных ситуаций.

Роли могут комбинироваться: например, сотрудник HR одновременно выступает в роли Наставника; бывает даже, что один человек выступает одновременно в трех ролях. Важно, чтобы все участники понимали, что им делать, каким образом они влияют на результат работы всей системы. 

Этапы наставничества и оптимизация процесса

С точки зрения психологии адаптации человека в новой компании, упрощенно, есть три этапа:
первый день, когда происходит знакомство наставника и наставляемого;
первые две недели, в течение которых новичок в большей степени погружается в работу;
и третий этап – самый продолжительный, насыщенный, здесь речь про более глубокие знания.  

Первый день: знакомство Наставляемого с Наставником, формирование позитивного первого впечатления, проведение инструктажа (ознакомление с правилами поведения). 

В течение первых двух недель происходит знакомство с основами работы, нормативной документацией, коллективом и корпоративной культурой, правилами поведения в компании и в подразделении; формируется представление о работе и компании, новичок начинает осваивать навыки, которые ему необходимы для самостоятельной работы. Происходит подготовка нового сотрудника к тому, чтобы он стал хорошей «боевой единицей», мог самостоятельно работать в компании, начать быстро приносить пользу. 

Третий этап – наиболее размытый по времени, поскольку зависит от структуры компании, от сложности выбранной профессии. Чаще всего он укладывается в три-девять месяцев, но бывают крупные производственные компании, где своя сложная система, или такая профессия, где новичку необходимо многое постичь в своей работе и роль наставляемого у вчерашнего выпускника вуза может длиться до трех лет. Всё это время он находится в статусе молодого специалиста, за которым закреплен наставник. Хорошим элементом системы наставничества на этом этапе является совместное составление «карьерного маршрута» Наставляемого: какие могут быть перспективы у сотрудника в рамках подразделения или в целом компании, какие еще навыки возможно освоить, как будет расширяться область ответственности. Также по окончании обучения Наставник получает обратную связь: и от Отдела персонала, и от Руководителя, и от самого Наставляемого – насколько эффективным было обучение, что понравилось в действиях старшего коллеги и так далее.   

На каком этапе наставничества может произойти сбой? Под сбоем мы понимаем в большей степени ситуацию, когда Наставляемый уходит из компании: с точки зрения рынка труда найти нового сотрудника – довольно дорого, и раз он дошёл до стажировки, то компании экономически важно его удержать. Случается, что люди увольняются, не дожидаясь окончания испытательного срока, потому что им показалось – «не моё». Наставник играет огромную роль, оказывая, в том числе, психологическую поддержку на протяжении всего процесса наставничества. В целом сбои возможны на каждом этапе, приведенные ниже инструменты могут помочь их минимизировать.  

Чек-лист наставника: первое  знакомство с наставляемым

Структура первого дня: 

• Приветствие, дружелюбный и уверенный настрой со стороны Наставника
• Самопрезентация Наставника, как в профессиональном ключе, так и в личностном, создание позитивного контакта
• Рассказ о своей роли, зонах ответственности, алгоритмах действий 
• Детальные пояснения, как именно будет организован процесс стажировки и что будет являться хорошим результатом, что ожидается от сотрудников, что необходимо для самостоятельной работы
• Вопросы Наставляемому о уже имеющихся у него знаниях, умениях, навыках, а также его профессиональных и жизненных целях
• Ознакомить с «правилами жизни» в коллективе, что «можно и нельзя»
• Всесторонняя поддержка

Здесь задачи: снизить уровень неопределенности и возможной тревожности у новичка, дать ему «ориентиры на местности», понять его ожидания.  

>Квалификация наставника

• Сильная профессиональная экспертиза (априори)
• Знание закономерностей усвоения человеком новой информации
• Владение инструментами ее эффективной передачи

Эффективные стратегии обучения наставляемых

1. «Пятилистник обучения». Классический инструмент, содержащий 5 последовательных ключевых шагов передачи нового навыка: «Я расскажу, ты послушай», «Я покажу, ты посмотри», «Сделаем вместе», «Сделай сам, я подскажу», «Сделай сам и расскажи, что ты делал». 

Мы сформировали для Наставников набор вопросов для каждого шага, которые помогут составить лучший план для работы в каждом конкретном случае наставничества.

«Я расскажу, ты послушай»: 

— Зачем наставляемому владеть этим навыком?

— Какую роль этот навык играет в данной специальности?

— Что наставляемому необходимо знать?

— На какие аспекты нужно обратить внимание с самого начала?

— Какие детали, пусть и важные, знать сначала не надо? (о чем Вы пока промолчите)

«Я покажу, ты посмотри»:

— Что Вы будете показывать?

— В какой последовательности?

— На что Вы обратите особое внимание?

— Какими деталями НЕ надо нагружать наставляемого? (что Вы оставите на потом)

— Сколько раз Вы повторите демонстрацию? 

«Сделаем вместе»:

— Что именно наставляемый сделает сам?

— Что Вы сделаете сами?

— На какие самые важные аспекты Вы обратите внимание?

— Сколько раз нужно сделать вместе?

— Какие действия Вы будете отдавать наставляемому?

«Сделай сам, я подскажу»:

— Через сколько повторов наставляемый сможет сделать сам?

— Что именно Вы будете подсказывать?

«Сделай сам и расскажи, что ты сделал»:

— По каким признакам Вы поймете, что наставляемый готов делать без Вашего присутствия? 

— Какие контрольные вопросы Вы зададите, когда Наставляемый выполнял работу один? 

2. Сторителлинг, или обучающая история из опыта. В ней важен юмор, но самое главное – вывод или алгоритм, который получает Наставляемый по итогам рассказа ментора. У Наставника очень четко должна быть сформулирована мораль для Наставляемого, — без нее эта история останется лишь анекдотом из жизни.

3. Обучающий производственный инструктаж (ОПИ). Основа данного подхода заключается в том, что Наставляемому дается возможность сделать большое количество повторов той или иной операции с помощью Наставника. Перечислим основные шаги ОПИ с комментариями.

Шаг 1 – Подготовка. Здесь важно: 

• Ободрить и поддержать Наставляемого;
• Сообщить ему название работы;
• Выяснить, что он знает о работе;
• Пробудить интерес к освоению работы;
• Помочь Наставляемому занять правильное положение при обучении.

Шаг 2 – Демонстрация. Следует: 

• Описать и поочередно продемонстрировать все основные этапы;
• Описать и продемонстрировать этапы, выделяя ключевые аспекты;
• Описать и продемонстрировать этапы с аспектами и объяснить их причины;
• Инструктировать четко и терпеливо;
• Не давать материала больше, чем можно усвоить за один раз.

Шаг 3 – Пробное выполнение работы. Происходит следующим образом:

• Наставляемый выполняет работу, а Наставник исправляет его ошибки;
• Наставляемый вновь выполняет работу, называя основные этапы;
• Наставляемый вновь выполняет работу, называя ключевые аспекты;
• Наставляемый вновь выполняет работу, объясняя причины выделения ключевых аспектов;
• Процесс повторяется до полного усвоения материала.

Шаг 4 – Последующее наблюдение. 

• Дать Наставляемому задание;
• Сказать, к кому он может обратиться за помощью;
• Периодически проверять, как идут дела;
• Поощрять вопросы;
• Постепенно сокращать объем помощи и контроля. 

Ключевые тактики для успешного проведения второго этапа стажировки:

• Наблюдать, как Наставляемый осваивается  в новом коллективе, поддерживать; 
• Учитывать закономерности восприятия новой информации; 
• Подбирать подходящие инструменты обучения; 
• Терпеливо повторять; 
• Отслеживать прогресс: максимально хвалить за успехи и давать развивающую обратную связь по ошибкам.

Набор подсказок на третий этап обучения в компании:

• Демонстрировать Наставляемому его успехи, прогресс; 
• Обсуждать возможные перспективы профессионального развития; 
• Усложнять задачи; 
• Давать Наставляемому больше свободы действий, возможности проявлять инициативу; 
• Собрать качественную обратную связь.  

Финальная встреча с Наставляемым: важное подведение итогов.

Мы предлагаем следующий набор вопросов для обсуждения:

1. Взаимодействие: насколько Наставник и Наставляемый довольны взаимодействием?
2. Поведение: насколько очевидны изменения в поведении самому Наставляемому, что он заметил за самим собой?
3. Самооценка знаний: чему научился Наставляемый и как менялся уровень компетенций? 
4. Результат: насколько Наставляемый достиг целей, которые ставились на старте? Насколько он готов к самостоятельной работе? 
5. Карьерный путь: как может выглядеть дальнейший профессиональный путь Наставляемого? Какие следующие шаги стоит предпринять для развития своих навыков? На что можно опереться? Каковы варианты дальнейшего взаимодействия. По каким вопросам Наставляемый может к Наставнику обратиться? 

Мотивация наставника

Всегда непростая задача – мотивация Наставников. В ряде исследований установлено, что даже когда Наставник изначально имел нематериальную, внутреннюю мотивацию интереса к данной деятельности, материальное стимулирование – не всегда, но часто – понижало ее. Теория самодетерминации Десси и Райана детально описывает влияние денег на мотивацию. С другой стороны, если люди не довольны зарплатой, то материальное вознаграждение будет для них существенным, если составляет не менее 30% от текущего основного дохода. Здесь разумным будет исходить из того, какова мотивация подавляющего числа сотрудников, готовых быть в роли наставников: если это – удовольствие делиться своим опытом, то поддерживать ее нематериальными поощрениями; если – решение материального вопроса, то платить за эту роль соизмеримое вознаграждение. 

FAQ: Частые вопросы о наставничестве