Управление работоспособностью

Можно умело использовать инструменты по управлению временем, но при этом не всегда чувствовать себя бодрым и работоспособным.

График работоспособности

В разные периоды времени человек находится в работоспособном или не очень состоянии. От этого может зависеть его КПД, затраченное время на задачи и качество их выполнения.

Этот график может сильно отличаться в зависимости от того, какие виды деятельности выполняет человек. Если работа происходит в ночную смену, данные будут совсем другими.

На графике есть 2 пика, когда работоспособность среднестатистического человека повышена – чаще всего это периоды с 10-00 до 12-00 и с 17-00 до 20-00.

Рассмотрим первый утренний пик. Здесь все кажется логичным — после сна мозг перезагрузился. Большинство людей с утра завтракает, тем самым получая необходимый ресурс.

Фундаментально первая половина дня сохраняет за собой работоспособность. Но после пика она резко снижается — срабатывает инстинкт самосохранения. Организм постоянно мониторит уровень работоспособности: достаточно ли ресурсов для дальнейшего функционирования.

Механизм запускается и человек сразу начинает хотеть есть, пить, накапливается усталость. После обеда ресурсы восполняются, работоспособность возвращается к оптимальному уровню. В среднем на это уходит от полутора до двух часов.

Работоспособность после этого повышается, открывается второе дыхание. Мозг уже настроен на смену деятельности — в скором времени поехать домой, заняться личными делами, которые доставляют удовольствие. Это оказывает положительное влияние на состояние. Во второй половине дня во многих компаниях активность повышается, потому что люди хотят доделать задачи быстрее. Количество отвлечений сокращается.

Как можно учитывать график работоспособности в планировании и управлении временем? Ключевая идея в том, что сложные задачи, которые требуют погружения, лучше планировать на пики энергии. Если работоспособность будет на нисходящей кривой, то либо увеличится затраченное время, либо качество выполнения. То есть можно распланировать весь день, а в итоге задержаться с отчетом или переделывать что-то в другом задании. Отсюда часто вытекает внеурочная работа.

Лучше всего для нисходящей работоспособности подходят те виды деятельности, которые максимально приносят удовольствие. Так можно продлить свою эффективность, не потеряв при этом в качестве и скорости.

Составляющие работоспособности

Есть как минимум три основные составляющие работоспособности:

Они очень сильно взаимосвязаны. Разберем на примере. Вам нужно прочитать новую литературу. Дома, сев на свой любимый диван, вы начинаете читать. Через какой-то период времени непременно начнет клонить в сон. Причем не важно, выспался до этого человек или нет.
Или же вы устали на работе и пытаетесь как-то удобнее устроиться на рабочем месте. Начинаете растекаться по столу, подпирать голову — так через действия мозгу поступает сигнал, что вы перешли в режим отдыха.
Физиология очень сильно влияет на разум. Если усталость начинает накапливаться, то лучше всего занять максимально работоспособное положение.

Пол Маклин еще в 1960-х годах выдвинул теорию о триединстве мозга. Она многими критикуется. Но здесь мы рассмотрим здравое зерно этой концепции: «Нижестоящее подавляет вышестоящее». По этой теории у человека есть три мозга: первый — рептильный, второй — лимбический, третий — неокортекс.

Рассмотрим на простом примере. Человеку, не умеющему обращаться с электрической плитой, понадобилось на ней разогреть воду. Поскольку у него нет опыта, человек не понимает, достаточно горячая плита или нет, хоть и светится красным. Он принимает решение проверить температуру своей рукой.

После этого в первую очередь человек отдернет руку — рептильный мозг. Потом он выплеснет сильные эмоции доступным ему словарным запасом — лимбический. Только после этого человек задумается — зачем же он положил руку, ведь могло быть горячо. Или что делать при ожоге — это уже неокортекс.

Другого порядка быть не может. Сначала реакция, потом сильные эмоции и только потом обдумывание.

Возьмем более реальный пример: коллега рассказал анекдот и вы искренне смеетесь. Допуск к разуму ограничен сильными эмоциями, в этот момент не получается обдумывать что-то полноценно.

Или такой случай: произошла крупная ссора с близким другом. Уже на следующее утро человек просыпается с двумя векторами мыслей. Первый — «зачем я это сделал», базовая реакция. Второй вектор вариативен — «стоит ли помириться», «как лучше было ответить» и т.д.

Пока человек находился в эмоциональном состоянии, допуск в разум был ограничен. Во время самой ситуации казалось, что решение было здравым и рациональным. Но через какой-то период времени эмоции стихают. Только тогда можно увидеть более взвешенное, не подверженное тем или иным состояниям решение.

Выполнение задачи в сильном эмоциональном состоянии либо увеличит время, либо снизит качество. Соответственно, все это влияет на работоспособность.

Разум тоже может оказывать влияние на эмоции. Существуют техники, которые помогают это сделать. Однако намного эффективнее и быстрее снижать эмоциональное состояние через физиологию. В стрессовой ситуации в кровь поступает «ракетное топливо» и расщепляется долгий период времени. Справиться с этим поможет даже небольшая физическая нагрузка.

Как работать в условиях информационной перегрузки

Информация оказывает влияние на наш разум и, соответственно, работоспособность. Разберем инструменты, которые помогут эффективно работать в условиях перегрузки.

Метод «Группировка информации».
Мозг человека в любом случае группирует информацию. Намного проще понимать визуально и на слух текст, если он разбит на блоки. Тот же номер телефона легко воспринимать, если его диктуют по две-три цифры в группе, а не по одной.

Например, сотрудник готовится к презентации. Можно полностью написать себе текст и стараться его запомнить целиком. Или же спланировать выступление по темам, блоками. Вероятность того, что информация будет воспроизведена, во втором случае очень высока.

Метод «упрощение/округление информации».
Когда Ридли Скотт согласовывал с продюсерами сценарий для фильма «Чужой», он дал ему черновое название «Челюсти в космосе». И его очень быстро утвердили. У людей сразу произошло понимание сюжета и ассоциация на успех прошлого фильма. В работе и в жизни иногда полезно «округлять» информацию.

Разберем на том же примере подготовки к выступлению. В этот раз нужно с директором согласовать какую-то идею или проект. У спикера есть вариант заучить все от и до, вызубрить текст. Или же можно иметь точное понимание, какие блоки он хочет донести. Всю ключевую информацию по ним стоит написать себе в формате двух-трех слов, предложений.
С зубрежкой есть ограничения — спикеру могут задать вопрос, который уводит в сторону от текста. После этого тяжело вернуться к нужному моменту выступления, ведь слова — это большое количество информации. Во втором случае идет привязка к смыслу, к контексту, который нужно донести. Упростив информацию, можно упростить себе задачу.

Снижение нагрузки на префронтальную кору головного мозга.

Одни из функций префронтальной коры головного мозга — процесс обдумывания, осознания, сознания, принятия решения, расстановка приоритетов. То есть в большинстве случаев она отвечает за первичную обработку трудной информации.

Также в мозгу есть базальные ядра, одной из функций которых является воспроизведение повторяющихся действий. Соответственно, если человек в первый раз выполняет задачу — это область префронтальной коры головного мозга. Если повторно ту же самую операцию — вступают в силу базальные ядра.

Разберем пример. Вы каждый раз ездите на работу по одному и тому же маршруту. В очередной из таких дней вы поехали как обычно, в этот момент зазвонил телефон — коллега просит ответить на непростой вопрос. По технике безопасности вы включаете громкую связь или говорите по наушнику. И вполне комфортно можете одновременно ехать и говорить.

Но допустим, вы приехали в командировку или на отдых. Нужно доехать из пункта А в пункт Б, однако у вас нет понимания маршрута и навигатора. Вам звонит коллега и просит обсудить сложный вопрос. В этой ситуации намного сложнее совершать два действия одновременно.

В первом случае вроде бы такие же две задачи — доехать в точку Б и ответить на звонок. Но человек может это сделать, поскольку срабатывает «автопилот». За поездку будут отвечать базальные ядра, поскольку это повторяющееся действие. Они выдают конкретное поведение, которое практически не требует обдумывания. В это время префронтальная кора головного мозга может спокойно заняться телефонным разговором.

В случае с незнакомым маршрутом нужны осознанность и концентрация внимания. Телефонный звонок тоже требует того же. И все это ложится на префронтальную кору головного мозга. В такой ситуации есть несколько исходов: либо человек начинает проезжать нужные повороты, либо автоматически поддакивает в телефон. Разумным вариантом будет или не отвечать на звонок вовсе, или остановиться и поговорить.

Если в префронтальной коре головного мозга две сложные задачи одновременно, то либо решения будут приниматься медленнее, либо пострадает качество.

Как управлять эмоциями для повышения работоспособности

Один из самых эффективных и при этом простых инструментов управления эмоциями — метод «переключение».

В момент сильного напряжения — например, перед выступлением — попробуйте быстро подряд выполнить следующие действия:

Эмоциональное напряжение снижается буквально за минуту. Это может помочь привести себя в работоспособное состояние и в рутинный день.

Физическая нагрузка в кратчайшие сроки влияет на наше эмоциональное состояние. «Ракетное топливо» очень быстро расщепляется, состояние стабилизируется. После этого можно принимать взвешенные и рациональные решения.

Выявить свой личный график работоспособности вы можете на программе «Управление работоспособностью». На ней рассматривается больше инструментов и различных кейсов. Что самое главное, практика построена на рабочих ситуациях из жизни участников.