В 2023 году был проведен опрос 50 руководителей в крупной производственной компании (более 10 000 сотрудников):
- совещания занимают 46% рабочего времени,
- эффективность совещаний — 56%,
- потери времени — почти 400 часов за год.
Мировая статистика приводит следующие значения: неэффективные совещания будут стоить американским компаниям $399 миллиардов в 2019 год.
В чем причины низкой эффективности совещаний?
Основную причину можно заключить в аббревиатуру БУЗ — Большое Управленческое Заблуждение. Это ситуация, когда на совещании разбирается вопрос, который важен, при этом возник спонтанно. На любом совещании звучало эти слова: «Раз уж мы тут все собрались и встал такой важный вопрос, так давайте его сейчас и порешаем».
Что делать с вопросом, не включенным в повестку?
Первое, что мы предлагаем делать, когда на совещании возникает вопрос, который не планировался обсуждаться, это анализировать его по четырем пунктам:
- Срочно ли это?
- Важно ли это?
- Касается ли вопрос всех?
- Имеется ли информация по вопросу?
Последовательно пройдитесь по этим вопросам и ответьте на них да или нет. Это можно сделать самостоятельно или вместе с коллективом. В случае преобладания отрицательных ответов, не стоит бросать все дела и начинать работу над вопросом, а если на эти вопросы вы дали положительные ответы, здесь следует перестроить структуру совещания.
Этот алгоритм поможет вам принять данное решение.
Второе, что мы рекомендуем сделать, выбрать вариант действий. Здесь есть несколько развилок:
- Чётко формулируем, как мы будем действовать в отношении этой задачи. Так, чтобы все участники совещания были в курсе.
- Если решено разбираться с этой проблемой сразу, анализируем повестку совещания и управляем временем — перераспределяем, уменьшаем время для других вопросов, исключаем (переносим) какой-либо вопрос, продлеваем время совещания.
Каких ошибок стоит избегать ведущему совещания?
Крайне не рекомендуется «нырять» в обсуждение вопроса до анализа по четырем факторам. Вовремя себя тормозите, дабы избежать неэффективной траты времени.
Следующий пункт часто упоминают участники совещания в опросах по своим наблюдениям — работа над вопросами в присутствии сотрудников, которых это не касается.
Разграничивайте понятия «сотруднику стоило бы присутствовать на совещании, послушать обсуждения» и «сотруднику необходимо присутствовать на совещании ради решения вопроса». На совещании важны люди, которые могут внести значимый вклад в решение проблемы.
Неочевидная ошибка — путать понятия «важно» и «интересно».
Путать корпоративные цели, приоритеты и локальные (личные). Это ещё одна ошибка, которая снижает качество совещания.
Совещание можно использовать как эффективный инструмент, если правильно распределять ресурсы и не допускать ошибки. Правильно пользоваться этим инструментом мы обучаем на тренинге «Проведение совещаний».
Желаем вам эффективных совещаний!
